Tout savoir sur la domiciliation d’entreprise

Suivez le guide pour connaître en détail tous les éléments à prendre en compte pour gérer au mieux la domiciliation d’une entreprise ou d’une association.

JuriPresse JuriPresse | Publié le 19 février 2019
Tout savoir sur la domiciliation d’entreprise

La domiciliation d’entreprise est la première chose à faire lors d’une création d’entreprise.

Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation d’entreprise consiste à choisir l’adresse du siège social    Définition Siège social :
Le siège social d’une société est son domicile juridique, son adresse administrative. Il permet de déterminer la nationalité de celle-ci, la loi applicable en cas de conflit, et le tribunal compétent en cas de litige.
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; cela implique donc de prendre en compte plusieurs facteurs tant logistiques que stratégiques. La domiciliation d’entreprise traduit l’adresse administrative, appelé communément le siège social, de la société    Définition Société :
Une société est une entité dotée d’une personnalité juridique. Elle est créée dans un but marchand. Elle est la propriété collective de ses actionnaires.
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et qui se doit d’être déclarée au Centre de Formalités des Entreprises (CFE)    Définition Centre de Formalités des Entreprises (CFE) :
Les Centres de Formalités des Entreprises ou CFE, contribuent à faciliter et à accélérer le parcours administratif des d'entreprises en leur permettant de déposer en un même lieu (guichet unique) toutes les déclarations relatives à la création, modification, cessation de son entreprise
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. En effet, l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)    Définition Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) :
Le Registre du Commerce et des Sociétés ou RCS, créé en 1919, est une base de données qui recense les informations relatives à toutes les personnes physiques (entreprises individuelles) ou personnes morales (sociétés) dont l'activité professionnelle est de nature commerciale.
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oblige catégoriquement d’avoir une domiciliation en règle.

La propriété d’un local déclaré comme adresse sociale doit être justifiée : si la domiciliation n’est pas faite, l’immatriculation est forcément refusée. De plus, l’adresse du local social doit être inscrite sur les documents commerciaux et professionnels tels que les factures, les devis, les bons de commandes, de livraison... La domiciliation d’entreprise détermine ainsi le lieu d’imposition.

Il n’y a pas de contrainte concernant le statut juridique de l’entreprise, tout statut juridique peut et doit domicilier son entreprise. Cela dit, certaines exceptions existent : les professions libérales telles que médecin, avocat, infirmier… ne sont pas autorisées à domicilier leur entreprise dans une société de domiciliation. L’adresse de l’entreprise peut être différente du lieu d’exercice de l’activité.

Finalement, le choix de l’adresse du siège social va dépendre de chaque projet, de chaque activité, des différents besoins de l’entreprise, du développement souhaité pour le futur de la société…

Le contrat de domiciliation d’entreprise

Le contrat de domiciliation d’entreprise est un document écrit qui va déterminer toutes les conditions entre le local social de l’entreprise et la société de domiciliation. Ce contrat doit être envoyé au Registre du Commerces et des Sociétés (RCS) en citant le nom de l’entreprise domiciliataire. Ce document doit aussi être soumis à un grand nombre d’obligations et de mentions : services proposés, durée (minimum de 3 mois)… Le contrat de domiciliation est daté et signé par les deux parties ; par l’entreprise domiciliée et par la société de domiciliation.

Faire domicilier son entreprise

Il est possible de faire domicilier son entreprise de différentes façons : au domicile personnel, du représentant légal, grâce à une société de domiciliation, dans une pépinière d’entreprise ou dans un local propre à l’entreprise.

Au domicile personnel

La domiciliation d’entreprise peut se faire dans sa propre habitation personnelle. L’entrepreneur (autoentrepreneur, commerçant, artisan…) peut ainsi domicilier son activité à son domicile privé pour un lancement d’activité ou pour gérer une petite entreprise. Selon les règles d’urbanisme, les conditions du bail d’habitation ou de la copropriété, il est accepté de domicilier son entreprise à son propre domicile.

Pour cela, l’entrepreneur doit notifier au bailleur ou au syndicat de copropriété qu’il va domicilier son entreprise dans son domicile personnel, avant immatriculation au Registre du Commerces et des Sociétés (RCS). Il faut aussi que l’entrepreneur soit dirigeant, qu’il utilise l’habitation principale, exerce une activité légale, sans nuisances, et soit autorisé à domicilier son entreprise chez lui, sans opposition du bailleur ou du syndicat de copropriété.

Pour les villes de plus de 200.000 habitants ainsi que dans le 92, 93, 94, le local doit être le domicile personnel et l’activité exercée par les occupants du domicile. Aussi, il faut penser à prendre un contrat d’assurance supplémentaire ou un contrat professionnel si l’on a des marchandises ou bien du matériel professionnel à protéger.

Au domicile du représentant légal

Il est aussi possible de domicilier son entreprise au domicile du représentant légal de la société. Pour une durée maximale de 5 ans, après immatriculation, et tant que les conditions du bail ou du syndicat de copropriété ne s’y opposent pas, le domicile du représentant légal peut être choisi pour être le siège social.

Cela est seulement possible au domicile du dirigeant de l’entreprise et pas au domicile d’un associé. Si le dirigeant déménage pendant la période des 5 ans, le siège social peut être le nouveau domicile du dirigeant durant la période restante sur le contrat. Le dirigeant doit aussi informer le bailleur ou le syndicat de copropriété qu’il a domicilié son entreprise à son domicile personnel. Pour cela, il doit notifier, par écrit, qu’il domicilie son entreprise chez lui et déclarer sa nouvelle adresse s’il y a un déménagement avant les 5 ans prévus par le contrat, au risque d’être radié du RCS.

Auprès d’une société de domiciliation

Une société de domiciliation propose la domiciliation aux entreprises physiques et morales. Cette société, agréée par la préfecture du département dont elle dépend, et immatriculée au RCS, fournit un siège social et une adresse (postale, commerciale, administrative) aux entreprises qui le souhaitent.

Le premier avantage est économique : la domiciliation permet d’avoir un local personnel à un prix compétitif. L’entrepreneur n’a pas de questions de loyer, de factures EDF ou de crédit pour le local à gérer, c’est la société de domiciliation qui s’en charge. Autre avantage, la flexibilité : aucun contrat de bail ni achat de local à gérer.

Par ailleurs, ces sociétés proposent souvent de nombreux services aux entreprises : rédaction de formalités ou annonces légales, réalisation de démarches diverses…

Il doit y avoir un contrat de domiciliation, rédigé, entre le domicilié (l’entrepreneur) et la société de domiciliation. D’une durée de 3 mois minimum, renouvelable et sans préavis de résiliation, le contrat garantit à l’entrepreneur la mise à disposition de bureaux par la société de domiciliation ainsi que des services administratifs. Il certifie également que la société domiciliée doit utiliser le lieu en tant que siège social.

En pépinière d’entreprises

La société peut aussi être domiciliée dans un espace de travail partagé avec d’autres entreprises. Grâce aux autres entreprises qui partagent le même siège social, l’entrepreneur peut se faire aider, avoir du soutien, des conseils et profiter de quelques équipements et outils utilisés par d’autres entreprises présentes.

Les locaux communs sont adaptés à chaque société, de ce fait le coût est aussi plus bas qu’un local payé par une entreprise seule. Ce type d’espace permet d’être utilisé pendant une durée flexible : un an, un mois, une semaine, parfois qu’une journée… Ces pépinières d’entreprises permettent d’avoir un espace de travail doté de salles de réunion, mobiliers, imprimantes, internet… De plus, les échanges sont favorisés et le développement de son réseau professionnel n’en est que plus important.

Un contrat est établi entre le domicilié et l’espace partagé; selon les services proposés, le contrat doit mentionner l’adresse du local, les prestations proposées, la convention d’utilisation de l’espace de travail, le bail et sa durée. Ce type d’espace est notamment idéal pour les travailleurs indépendants.

Dans un local dédié

La domiciliation d’entreprise peut se faire dans un local dédié à l’activité. Si aucune opposition est avérée, par le bail ou par le syndicat de copropriété, la domiciliation est possible. Il faut vérifier que les règles d’urbanisme ne s’y opposent pas non plus si l’on est propriétaire du local. Avoir recours à un local propre à son activité est particulièrement adapté aux commerces de proximité, aux lieux recevant du public, aux garagistes, aux restaurateurs, aux transporteurs, aux déménageurs, aux boulangers et autres métiers de bouche, aux professions médicales…

L’entreprise peut être propriétaire, locataire ou occupé le lieu pour y domicilier sa société. Dans le cas où l’entreprise est locataire, un contrat est mis en place entre propriétaire du lieu et domicilié notifiant le bail commercial pour les commerçants et artisans ou le bail professionnel pour les libéraux ainsi qu’une convention d’occupation temporaire.

Auprès d’une société de domiciliation, quelles sont les obligations des deux parties ?

Pour domicilier son entreprise au sein d’une société de domiciliation, il convient d’avoir rédigé un contrat entre les deux parties, domicilié et domiciliataire. Le contrat, rédigé par écrit, doit stipuler la durée (minimum de 3 mois) renouvelable et mentionner le numéro d’agrément de la société de domiciliation.

Obligations du domicilié

Le domicilié a pour obligation d’utiliser de manière exclusive le local. Il doit informer le domiciliataire s’il change d’activité, déclarer son contrat au RCS, déclarer tout type de modification de nom, domicile personnel et donner mandat à la société de domiciliation de recevoir toute notification.

Obligations du domiciliataire

Le domiciliataire a pour obligation d’avoir un agrément de la part de la préfecture de son département, ou par le Préfet de Police à Paris, puis d’être immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers, sauf s’il s’agit d’une personne ou association morale française. Aussi, il ne doit pas exercer son activité dans un local dédié seulement à l’habitation ou à usage mixte.

  • Il est dans l’obligation de respecter le contrat, de proposer un local entretenu et de faire des réunions sur l’administration ou encore sur la surveillance du local.
  • Il se doit de tenir les registres et documents fournis par les lois et règlements, détenir un dossier avec tous les justificatifs sur le local et sur le domicilié (téléphone, adresse personnelle…).
  • Il doit aussi informer le greffier du tribunal de commerce en cas d’expiration du contrat de domiciliation ou résiliation anticipée et informer le greffier du tribunal lorsque le domicilié n’a pas récupéré son courrier depuis 3 mois.
  • Il doit envoyer au centre des impôts et organismes compétents, la liste des domiciliés des locaux. Aussi, il doit envoyer la liste des domiciliés en date du 1er janvier, avant le 15 janvier
  • Il doit se tenir à disposition des huissiers de justice munis d’un titre exécutoire pour toute demande de renseignement concernant un de ses clients

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